همه ما در زندگی خود یک سری اسناد و مدارکی داریم که ارزش بالایی داشته و در صورتی که آسیب ببینند، ممکن است مشکلات زیادی را برای ما و خانواده به وجود بیاروند. برای مثال یکی از مدارک هویتی هر فرد که اهمیت دارد، پاسپورت است که باید حواس خود را جمع کنند که آسیبی نبیند و خطری آن را تهدید نکند. اما راه های مختلفی وجود دارد که می توان مدارک و اسناد مختلف مهم را ایمن سازی کرد و از خرابی و آسیب رسانی به آن ها جلوگیری کرد تا مشکلی به وجود نیاید. اگر شما نیز می خواهید راه های نگهداری از اسناد و مدارک را بشناسید و یاد بگیرید، بهتر است که در ادامه این مقاله با ما همراه باشید.
دیجیتالی کردن مدارک
دیجیتالی کردن می تواند ریسک و خطر از بین رفتن و آسیب مدارک و اسناد را کاهش دهد. اگرچه در برخی از موارد حتما اصل مدرک لازم است، اما خیلی از فعالیت ها را می توان با نسخه دیجیتالی انجام داد و مشکلی پیش نیاید. به طور کلی یکی از راه های نگهداری از اسناد و مدارک این است که آن ها را دیجیتالی کنیم. دیجیتالی کردن بدین منظور است که آن ها را به شکل کد هایی در بیاوریم که انواع دستگاه های مختلف دیجیتالی قابلیت خوانش آن را داشته باشند و بتوانید آن را روی کامپیوتر یا گوشی خود ذخیره نمایید تا در مواقع حساس از آن استفاده کنید.
بهترین راه برای دیجیتالی کردن اسناد و مدارک این است که از گوشی خود استفاده کنید. هزاران برنامه اسکنر وجود دارد که می توانید با کمک این برنامه ها سند مورد نظر خود را اسکن کرده و با هر فرمتی که دوست داشتید ذخیره کنید و در گوشی خود نگه دارید. این گونه خیالتان راحت است که همیشه به اطلاعات درج شده داخل مدارک و اسناد دسترسی کامل دارید و آن را گم نمی کنید.
انتخاب یک محل امن برای نگهداری
بدون شک یکی از مهم ترین روش برای نگهداری اسناد و مدارک این است که حتما یک مکان امن برای آن پیدا کنید تا از خطرات احتمالی دور باشد. این مکان امن می تواند درون یک گاوصندوق داخل اتاق خانه شما باشد تا از مدارک شما محافظت کند. اگر اسناد مورد نظر از ارزش بسیار بالایی برخوردار است، شما می توانید از صندوق های امانات بانک به جهت نگهداری از اسناد و مدارک خود استفاده نمایید تا خیالتان از بابت امنیت راحت تر باشد.
دسته بندی کردن و مرتب کردن مدارک
یکی از اصلی ترین دلایلی که موجب می شود ندارک خود را فراموش کنیم و ندانیم آن ها را کجا گذاشتیم و به راحتی آن ها را گم کنیم، این است که دسترسی سریع به آن ها نداریم و خیلی به هم ریخته هستند. همین به هم ریختگی باعث می شود تا شما ندانید کدام مدرک و اسناد را در کجا قرار دادید و به همین راحتی آن ها را گم خواهید کرد که اصلا قابل قبول نیست. به همین دلیل بهتر است که مدارک خود را مرتب کرده و دسته بندی نمایید.
بک آپ گیری از مدارک
سعی کنید که همیشه از اسناد و مدارک خود بکاپ تهیه نمایید. برای مثال شما می توانید از مدارک مهم هویتی خود یک کپی تهیه کرده و در منزل نگهداری کنید تا در صورت نیاز به مدارک هویتی بتوانید کپی آن را در اختیار قرار دهید تا بتوانید خدمات مختلف را دریافت نمایید و مشکلی نداشته باشید.
آگاه سازی اعضای منزل از این موضوع
یکی از راه های درست نگهداری از اسناد و مدارک مهم این است که اعضای خانواده خودتان را نیز از این موضوع با خبر کنید و اهمیت نگهداری از آن ها را برای اعضای خانواده بازگو کنید. این موضوع باعث می شود تا در صورتی که شما این مدارک را فراموش کردید اعضای خانواده آن را فراموش نکنند و به همین راحتی گم نشود و به نوعی شما می توانید از حافظه آن ها به سود خود کمک بگیرید و شرایط را بهتر کنید.
بروز کردن مدارک و اسناد
در هنگام نگهداری از اسناد و مدراکی که تاریخ انقضا دارند، به یاد داشته باشید که سر موقع مقرر نسبت به تمدید آن ها اقدام نمایید. چنین موضوعی در نگهداری از مدارکی همچون گواهینامه رانندگی و پاسپورت بسیار پر اهمیت بوده و باید به این موضوع دقت و توجه لازم را داشته باشید.
استفاده از خدمات مخصوص محافظت از مدارک
برخی از شرکت ها هستند که بخش اصلی از خدمات آن ها این است که از مدارک شما به درستی نگهداری می کنند و این خیال راحت و آسودگی را به شما تقدیم می کنند که قرار نیست مدارک شما از بین برود یا گم شود و هر زمان که دوست داشته باشید و به آن ها نیاز داشته باشید، می توانید در شرکت حضور پیدا کنید و اسناد و مدارک خود را بدون هیچ مشکل و ایرادی تحویل بگیرید و به خانه خود بازگردید.
آماده کردن مدارک برای سفر
در هنگام سفر رفتن دقت کنید که فقط مدارک ضروری را با خود حمل کنید. بردن مدارک بدون نیاز در سفری که قرار نیست در آن تمرکز داشته باشیم و به فکر خوش گذرانی هستیم، می تواند منجر به گم شدن مدارک شود. حداقل کار این است که برای حمل مدارک خود حتما از کیف های مخصوص استفاده کنید تا بتوانید آن ها را دسته بندی نمایید و به آسانی به آن ها دسترسی کامل داشته باشید تا مشکلی به وجود نیاید.
پیش بینی کردن شرایط اضطراری
همیشه شرایط اضطراری را نیز در نظر بگیرید. در واقع این کار بد بینی نیست و بهتر است که این دو موضوع را با هم قاطی نکنید. به هر حال حوادث بی سر و صدا هستند و به یک باره گریبان وسایل شما را می گیرند. برای مثال اگر اسناد و مدارک خود را در گاوصندوق خانه نگهداری می کنید، مطمئن باشید که گاوصندوق مورد نظر شما مقاومت بالایی در برابر گرما داشته باشد و به راحتی در آتش سوزی های احتمالی دوام بیاورد تا بتواند از اسناد و مدارک شما عزیزان نگهداری کند.
استفاده از جلد مدارک و انواع کاور
بدون شک یکی از ساده ترین راه برای نگهداری از اسناد و مدارک شما، استفاده از انواع جلد مدارک است. شما می توانید مدارکی همچون پاسپورت را داخل جلد مدارک قرار دهید. چنین اتفاقی باعث خواهد شد که یک لایه محافظتی در قسمت بیرونی جلد یا اسناد به وجود بیاید و از آسیب های احتمالی جلوگیری نماید. همچنین شرکت های مختلف می توانند از این موقعیت استفاده کرده و با تولید جلد مدارک تبلیغاتی به برندینگ کسب و کار خود نیز به راحتی کمک کنند.
جمع بندی
راه های نگهداری از اسناد و مدارک مختلف است اما ما تلاش کردیم تا انتهای این مقاله مهم ترین آن ها را جدا کرده و به شما عزیزان توضیح دهیم. بدون شک بهتر است بیشتر حواستان به اسناد و مدارک مهم زندگیتان باشد تا روزی از نبود آن ها دچار آسیب و ضرر یا از دست دادن موقعیتی خوب نشوید. شما می توانید از هر روشی که در بالا به آن اشاره کرد استفاده کرده و این گونه از مدارک مورد نیاز خود نگهداری کنید. نظر شما درباره این موضوع چیست> شما چه روش های دیگری برای نگهداری از مدارک می شناسید؟ خوشحال می شویم نظرات و پیشنهادات خود را در قسمت کامنت ها با ما و دیگران به اشتراک بگذارید.
