چالش های مدیریت قرارداد در شرکت های فعال در حوزه نفت و پتروشیمی و ارائه ی راهکار برای حل آن ها
به نقل از اندیشه پرداز، شرکت‌های نفت و پتروشیمی به عنوان یکی از پایه‌های اساسی اقتصادی کشورها، با چالش‌های فراوانی در مدیریت قراردادها روبرو هستند. این چالش‌ها، از تنظیم قراردادهای پیچیده تا پایش و اجرای صحیح آنها، اموری هستند که نیازمند راهکارهای موثر و خلاقانه مدیریتی می‌باشند.
در این محیط پویا، مدیریت قراردادها به دلیل پیچیدگی‌های انواع مختلف قراردادها، افزایش تعداد شرکای تجاری و نیاز به اطلاعات دقیق و به موقع، چالش‌هایی را ایجاد می‌کند. این چالش‌ها شامل افزایش هزینه‌ها، کاهش بهره‌وری، افزایش ریسک‌ها و عدم انطباق با استانداردهای بین‌المللی می‌شود.
پیچیدگی قراردادها:
قراردادهای موجود در صنعت نفت و پتروشیمی، از نظر حجم، محتوا و شرایط، بسیار پیچیده هستند. این پیچیدگی‌ها می‌تواند منجر به اشکالاتی در تفسیر و اجرای صحیح قراردادها شود.
مدیریت تعداد زیادی از قراردادها:
شرکت‌های نفت و پتروشیمی، با تعداد زیادی از قراردادها با مشتریان، تأمین‌کنندگان و پیمانکاران روبه‌رو هستند که نیازمند یک سیستم مدیریتی قوی برای پایش و مدیریت آنها می‌باشند.
انطباق با استانداردها و مقررات بین‌المللی:
این صنعت، با مقررات بین‌المللی متعددی از جمله استانداردها و قوانین محلی و بین‌المللی روبروست که از آن جمله می‌توان به استانداردهای حسابداری، ایمنی و محیط زیست اشاره کرد. این شرکت‌ها باید قراردادهای خود را به گونه‌ای مدیریت کنند که با این استانداردها سازگار باشند.
اطلاعات پراکنده:
اطلاعات مربوط به قراردادها در این شرکت‌ها ممکن است در سیستم‌ها و بخش‌های مختلف پراکنده شده باشد که این موضوع می‌تواند باعث کاهش بهره‌وری و افزایش خطاها در مدیریت قراردادها شود.
برای مواجهه با این چالش‌ها، شرکت‌های نفت و پتروشیمی می‌توانند به استفاده از نرم‌افزار های موجود در این حوزه، برای ایجاد فرآیندها و رویه‌های مدیریتی استاندارد و ایجاد فضایی برای تبادل داده‌ها و اطلاعات بین بخش‌ها، روی آورند.
استفاده از نرم افزار مدیریت قراردادها یک راه حل موثر برای این مسئله است. نرم افزار مدیریت قراردادهای درگاه، مدیریت تمامی مراحل امور قراردادهای منعقد شده، که یکی از محوری ترین و حساس ترین چالش سازمان ها محسوب می شود را به طرز چشمگیری تسهیل و تسریع می نماید. این نرم‌افزار امکان مدیریت کامل و یکپارچه قراردادها را فراهم می‌کنند، از ایجاد و تنظیم تا پایش و اجرا. با استفاده از نرم افزار امور قراردادها، شرکت‌ها می‌توانند قراردادهای خود را به دقت پایش کرده و مطمئن شوند که تمامی شرایط و تعهدات مرتبط با آنها رعایت می‌شود.
در ادامه مقاله به بررسی امکانات و ویژگی های نرم افزار مدیریت قراردادها می‌پردازیم.
ثبت و مدیریت اطلاعات قرارداد
ایجاد قرارداد و ثبت جزئیات مراحل قرارداد (فیلدهای تاریخ تخمینی و واقعی اتمام پروژه، مبلغ کسورات، درصد و شرح قرارداد)، ثبت انواع تیپ قرارداد و تعیین سطوح دسترسی به همراه ثبت لاگ عملکرد کاربران
پوشش تمامی فرایندهای کنترل قرارداد
تغییر مقادیر، خاتمه قرارداد، متمم ها و الحاقیه های قرارداد، پیشرفت مالی، زمانی و فیزیکی، مابه التفاوت و تعدیل ها، تاخیرات و تعلیق ها، تحویل و یا فسخ و مبالغ مشروط در قرارداد
آرشیو الکترونیک و ثبت اسناد قرارداد
بایگانی الکترونیک اسناد با امکان تعریف درختواره‌ی پوشه‌های نگهداری مستندات بطور نامحدود، سطوح دسترسی پوشه‌ها، الگوی شماره دهی سند، نوع مقادیر اسناد، قابلیت افزودن، حذف و جایگزینی فایل‌های یک سند، شماره‌دهی دستی اسناد و پوشه‌ها، جستجوی پیشرفته و انتقال پوشه ها
تعریف و مدیریت پروژه ها
امکان تعریف نامحدود پروژه و قابلیت اتصال به قرارداد و قابلیت گزارش گیری پیشرفته از وضعیت قراردادهای متصل به هر پروژه
هشدار تاریخ خاتمه قرارداد و ضمانتنامه ها
اعلام زمان نزدیک شدن به تاریخ اتمام امضای مدیران، ضمانت نامه ها، صورت وضعیت ها، پایان قرارداد و در نتیجه رفع نگرانی درمورد از دست دادن زمان به موقع تمدید قرارداد و …
کنترل صورت وضعیت
ثبت و مدیریت صورت وضعیت ها برای قراردادهای هزینه ای و درآمدی
محاسبه خودکار مبلغ خالص هر صورت وضعیت
دریافت وضعیت مالی هر قرارداد در نرم افزار مدیریت امور قراردادها
صدور یا دریافت صورت وضعیت براساس فهرست بها و مراحل تعریف شده در قرارداد
ارسال صورت وضعیت های الکترونیک به سامانه مودیان مالیاتی
تولید خودکار مکاتبات اداری و صورت جلسات
بخش تولید مکاتبات نرم افزار امور قراردادها امکان تعریف انواع مکاتبات اداری و صورتجلسات را داشته که پس از تولید، بصورت پیش نویس امکان ارسال به سامانه اتوماسیون مکاتبات در نظر گرفته شده است.
تقویت هماهنگی بین بخش‌ها و تیم‌ها:
ایجاد فضایی برای تبادل داده‌ها و اطلاعات بین بخش‌ها و تیم‌ها می‌تواند به بهبود هماهنگی و همکاری در مدیریت قراردادها کمک کند و از پراکندگی اطلاعات جلوگیری نماید و سطح دسترسی برای هر فرد را تعیین کند.
استفاده از تکنولوژی‌های روز:
بهره‌گیری از تکنولوژی‌های روز و ابزارهای مدرن مانند هوش تجاری با تجزیه و تحلیل داده‌ها می‌تواند به بهبود فرآیندها و افزایش دقت در مدیریت قراردادها کمک کند.
